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Como Ser Mais Produtivo? Com a Matriz de Eisenhower!

Já se sentiram tão assoberbados de tarefas que nem sabem para onde se virar? Já sentiram que passar todo o dia a correr de um lado para o outro e que chegam ao final do dia ainda com mais coisas para fazer? Certamente que sim. No nosso dia a dia somos cada vez mais confrontados com uma infindável lista de tarefas. Todas elas urgentes e importantes, certo? Errado! 

Durante um discurso Eisenhower, general e ex- presidente americano, citou Dr. J. Roscoe Miller: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes”. Dá que pensar, certo?

Esta frase tornou-se uma inspiração e o pilar para a crianção da Matriz de Eisenhower, uma matriz que tem como objetivo tornar o teu dia mais produtivo. 

Urgente ou Importante?

Antes de avançarmos é necessário esclarecer que urgente e importante sáo conceitos completamente diferentes. 

Tarefas importantes têm normalmente prazos mais alargados e, como tal, permitem um planeamento mais cuidado. É comum serem tarefas que conduzem a um objetivo ou meta. Caso seja constantemente adiada ou o prazo seja esquecido, um tarefa importante pode passar a tornar-se urgente. 

Já as tarefas urgentes estão associadas a períodos de tempo curto e quase sempre carecem de uma resolução imediata. Podem surgir também devido a imprevistos ou falta de planeamente. Estão normalmente associadas a maior ansiedade e stress pelo que é importante não deixar que as tarefas importantes se tornem urgentes. 

A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower pode ser organizada de maneiras diferentes, sendo a vossa preferência, mas a essência é sempre a mesma e esta representação da Dicas Bem Viver é uma das minhas favoritas. 


Quadrante 1

No Quadrante 1 devem colocar as tarefas mais importantes e com prazo de conclusão mais eminente. Por exemplo, um relatório que deve ser apresentado na reunião mensal da empresa daqui a duas horas. Essas tarefas devem ser feitas de imediato. 

Quadrante 2

No Quadrante 2 devem colocar as tarefas importantes mas com um prazo de conclusão mais alargado ou ainda não definido. Por exemplo, uma chamada de cortesia ao melhor cliente da vossa empresa. Estas tarefas devem ser agendadas segundo o seu nível de importância. 

Quadrante 3

No Quadrante 3 devem colocar o que é urgente mas não é importante como por exemplo agendar reuniões, marcar entrevistas, responder a contactos. Estas tarefas devem ser delegadas e os resultados acompanhados de modo a que não surjam imprevistos.

Quadrante 4

No Quadrante 4 devem colocar tudo o que não é urgente nem é importante, como por exemplo navegar nas redes sociais sem qualquer propósito. Caso queiramos aplicar a Matriz de Eisenhower na sua plenitude, essas tarefas devem ser eliminadas. 

Como usar a Matriz de Eisenhower?

  1. Definir as tarefas para a semana.
  2. Organizar as tarefas de forma consciente na Matriz de Eisenhower
  3. Não ter medo de eliminar o que não interessa. 
  4. Acompanhar a evolução diariamente e fazer os ajustes necessários. 
Desafio-vos a experimentar este método e depois digam-me o que acharam.

Comentários

  1. Uma perspetiva muito interessante e útil, de facto! Tenho de experimentar :)

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    1. A mim ajudou-me muito. No início tinha mais dificuldade em "eliminar" tarefas. Achava que tudo era, de alguma forma, necessário. No entanto se ponderarmos bem, encontramos sempre algumas coisas que não é necessário fazer e que nos roubam imenso tempo ao longo da semana.

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  2. Confesso que o meu problema não passa de todo pela organização de prioridades do que tenho ou não de fazer... Passa pela distração com o telemóvel... Tenho sempre 1001 notificações a cair e distraio-me com facilidade.

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    Respostas
    1. Compreendo perfeitamente. Nesse aspeto a minha solução foi desligar as notificações e definir períodos para usar o telemóvel. Ao início não foi fácil, e claro que nem sempre cumpro, mas noto que nos períodos em que cumpro mesmo a produtividade aumenta muito. Normalmente consulto logo de manhã, a meio da manhã, fora de almoço e ao final do dia.

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  3. Não conhecia mas é realmente muito interessante. Eu sou bastante organizada, mas é sempre bom saber mais sobre o tema.

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